FOBI24 für den Schulungsanbieter

Unterscheidung zwischen Administration und Webseite

  • Im Backend (Administrationsoberfläche) können die Verwaltungsfunktionen mit übersichtlichen Listen und Formularen bearbeitet werden.
  • Frontend: Integration der Online-Buchung auf Ihrer Webseite (responsiv)

In der Administration gibt es optimalen Bedienungskomfort

  • Listen können beliebig sortiert, gefiltert werden
  • Listen können beliebig gruppiert (z.B. nach Raum oder Dozent) werden
  • Ausgabe der Listen (wenn gewünscht) an Excel per CSV
  • Komfortable Listen im Überblick und Detailformulare für die Dateneingabe

Automatisches Buchungsverfahren

  • Kurstermine haben eine maximale Teilnehmerzahl und eine Wartelistenteilnehmerzahl
  • Entsprechend werden Buchungsbestätigungen, Wartelistenbestätigungen oder Absagen versandt.
  • Bei Absagen von Teilnehmern erhalten Wartelistenplätze automatisch eine Nachrücker-Einladung
  • Bei Stornierung eines Kurses werden automatisch die Teilnehmer und Dozenten informiert
  • Möglichkeit der nachträglichen Erhöhung/Minderung der Plätze: Bei einer Erhöhung der Plätze erhalten Wartelisteteilnehmer automatisch Einladungen
  • Erinnerungsfunktion z.B. für jährliche Teilnahme an verpflichtenden Kursen (z.B. Erste Hilfe)
  • Automatische Erinnerung per E-Mail an die Teilnehmer x-Tage vor Beginn der Veranstaltung

Online Lösung mit Zugriff für Kunden und Dozenten

  • Es handelt sich um eine rein webbasierte Lösung: Keine Installation auf dem Clientrechner notwendig.
  • Sie sehen alles (Differenzierungen je Mitarbeitergruppe möglich)
  • Die Firmenkunden sehen nur ihre Mitarbeiter, Teilnehmer, Kurse und können direkt buchen oder stornieren
  • Dozenten sehen nur ihre Veranstaltungen
  • Mitarbeiter der Unternehmen sehen ihre Daten und Buchungen

Dozentenverwaltung 

  • Pflege der Dozentenstammdaten 
  • Automatische Anfrage per Mail an den Dozenten aus dem Kurstermin
  • Dozentenstatus je Kurs: Angefragt, Zusage
  • Dozentenbefähigung je Kurstyp. Der Dozent kann für einen Veranstaltungstyp zugelassen werden. Sofern die Funktion aktiv ist, stehen bei der Auswahl der Dozenten im Kurstermin nur die zugelassenen Dozenten zur Auswahl zur Verfügung.
  • Automatische Information per E-Mail, wenn die Dozentenbefähigung ausläuft
  • Differenzierung zwischen aktiven und inaktiven Dozenten, um die Liste übersichtlicher zu machen
  • Integration der Dozenten mit Bild in die öffentliche Webseite

Raumverwaltung

  • Pflege der Raumstammdaten
  • Automatische Veröffentlichung von Google-Maps-Karten zum Veranstaltungsort
  • Überblick-Maps aller Veranstaltungsorte

Automatische Drucke per Klick mit einfach zu verändernden Templates

  • Emailtexte für Einladungen/Wartelistenmails/Absagen usw. können selber editiert werden (wie Word-Serienbriefe)
  • Verschiedene Text-Versionen je Kurs möglich
  • Automatische Teilnehmerlisten
  • Automatische Zertifikate (können selber gestaltet werden, parallel mehrere Versionen möglich)
  • Namensschilder

Nutzung eines grafischen Raumplanes

  • Einsatz mehrerer Kalenderpläne/Raumpläne (z.B. je Standort)
  • Farbliche Kennzeichnung offener und geschlossener Firmenveranstaltungen
  • Beliebige Zuordnung von Tagen je Kurstermin (z.B. follow-up-Termine)
  • Veranstaltungsreihen (z.B. 1 * je Monat oder 2 * in der Woche)

Angebote, Auftragsbestätigungen

  • Erstellung von Angeboten für Firmenseminare
  • Integration von Zusatzleistungen (z.B. Beamer, Bewirtung)
  • Versand per E-Mail
  • Status im Kurstermin (Angebot, AB, Buchung, Rechnung)

Rechnungen erstellen

  • Erstellung von Rechnungen für Teilnehmer in offenen Veranstaltungen
  • Erstellung von Rechnungen für Firmenkurse (hier möglich Preis je Kurstermin)
  • Integration von Zusatzleistungen (z.B. Beamer, Bewirtung) in Rechnungen für Firmenkurse
  • Führen des Rechnungsbuches
  • Exportdatei für die Übergabe an die Buchhaltung (Anpassung nehmen wir vor)
  • Versand der Rechnung per Mail

Besondere Funktionen

  • Preisautomatik (Erhöhung des Preises einer Veranstaltung ab einem bestimmten Termin)
  • Manuelle E-Mail an die Teilnehmer einer Veranstaltung
  • Automatische Information per E-Mail, wenn ein Termin ausgebucht ist
  • Automatische Information per E-Mail, wenn ein zu einem Termin x zu wenig Buchungen aufweist

Sicherheit und Leistungsfähigkeit

  • Sichere Datenbank im Microsoft SQL-Server
  • Verschlüsselter Zugang über SSL
  • Hosting bei einem deutschen Anbieter in Deutschland
  • Bei Bedarf zusätzliche Zugriffsbeschränkungen: Zugriff nur aus dem Intranet möglich
  • Durch Nutzung des MS-SQL Servers beliebig skalierbar (z.B. 20.000 TN je Jahr sind kein Problem)
  • Abschluss einer Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung

Optional: Eigene Veranstalter-Webseite

  • Alternativ zur Integration in Ihre bestehende Webseite erstellen wir eine eigenständige Webseite
  • Sie erhalten ein vollwertiges Content-Management-System, um Ihre Infoseiten mit Texten, Bildern, Downloads und Videos zu pflegen.
  • Design der Webseite beliebig, da Inhalt und Design vollständig getrennt sind. Anpassung an Ihr Corporate Design.
  • Responsive-Design: Angepasste Darstellung der Seiten auf Smartphone, Tablet.
  • Die Webseiten sind für Suchmaschinen optimiert
  • Freie Definition von Meta-Tags für jeden Kurs
  • Freie Definition des Links je Kurs
  • Optional Integration von Google Analytics

Optional: Zahlung bei Buchung per Paypal oder SEPA

  • In den Buchungsvorgang kann der Zahlvorgang per Paypal / Paypal-Plus oder die Erteilung einer SEPA-Abbuchungsermächtigung integriert werden.
  • Erstellung der SEPA-Datei für die Durchführung von Abbuchungen

Optional: Weitere Anpassungen

Benötigen Sie eine besondere Funktion. Kein Problem, denn gegen Extraberechnung erstellen wir diese für Sie